高知県の安芸土木事務所が徳島県の自治体から届いた個人情報含む郵便物を紛失

高知県の安芸土木事務所が実施した用地買収の業務において、徳島県内の自治体から送付された個人情報が記載された郵便物を紛失していたことが明らかになりました。郵便物には戸籍謄本など合わせて78人分の個人情報が含まれていたとのことです。

紛失が確認されたのは、徳島県のある1つの自治体から発行された戸籍謄本など、78人の個人情報が記録された25枚の書類が入った郵便物です。

高知県の説明によると、安芸土木事務所は3月下旬に徳島県の自治体へ書類の発行を申請しました。通常であれば1週間から2週間程度で書類が届くものの、到着が遅れていたため4月下旬に該当の自治体へ確認したところ、3月24日にすでに発送を完了しているとの回答を得たということです。

安芸土木事務所が書類の交付を申し込む際、返信用の封筒に切手を貼って自治体側へ送付していましたが、3月25日に安芸土木事務所側で切手の不足料金を支払った記録が残っていることが判明しました。このことから、同事務所の職員が郵便物を実際に受け取っていた確率が非常に高いと考えられています。

安芸土木事務所における郵便物の管理方法は、窓口の担当スタッフがそれぞれの担当者へ配布する形をとっていました。しかし、受け取るべき担当職員が席を外している場合にはその人物の机の上に置く運用となっており、高知県はこの管理体制が紛失の原因になったとみています。

該当する郵便物の中身は事務所の外へ持ち出して使用する性格のものではないため、高知県は外部へ情報が漏洩した可能性は低いとみています。

高知県は、今回の事案によって影響を受けた対象者に対して、個別に状況の説明と謝罪を行う方針を固めています。また、今後の対策として返信用封筒にはレターパックや書留を使用することとし、郵便物を配布する際に対象者が不在だった場合の保管方法について新たな規則を設けるとしています。